Cara Pakai Aplikasi Zoom untuk Meeting Work From Home - Sejak physical distancing diserukan mulai 16 Maret 2020, masyarakat Indonesia mulai familiar dengan istilah work from home atau bekerja dari rumah. Work frome home ini merupakan istilah yang merujuk pada suatu kondisi di mana pekerja atau karyawan diharuskan bekerja dari rumah, tidak di kantor, pabrik, ataupun tempat lainnya. Hal ini tentu berbeda dengan istilah work at home alias bekerja di rumah. Istilah work at home biasanya diperuntukkan kepada orang-orang yang bekerja atau menjalankan bisnisnya di rumah.

Saat wabah Corona masuk ke Indonesia, banyak perusahaan yang akhirnya memberlakukan work from home. Praktis, aktivitas bekerja seluruhnya mengandalkan koneksi internet, termasuk hal-hal yang berhubungan dengan komunikasi dengan rekan setim atau bahkan klien. Untuk keperluan meeting saat work from home, ada banyak aplikasi yang bisa dipakai. Salah satunya adalah aplikasi Zoom. Apa itu Zoom? Bagaimana cara pakai Zoom untuk video call?

1. Apa itu Zoom?

Sumber: pulsenews.co.kr

Zoom adalah aplikasi teleconference yang sering digunakan untuk menunjang kegiatan tatap muka, baik untuk kegiatan belajar mengajar maupun untuk rapat bisnis. Sebenarnya aplikasi Zoom telah rilis sejak tahun 2011. Namun, aplikasi yang berkantor pusat di San Jose, California, Amerika Serikat ini baru naik pamornya di Indonesia saat virus Corona (COVID-19) mewabah.

2. Cara Pakai Aplikasi Zoom via PC

Belum tahu cara pakai Zoom untuk WFH? Yuk, lakukan langkah berikut ini ya.

  1. Buka situs https://zoom.us/, lalu bikin akun terlebih dahulu, boleh dengan akun email atau Facebook.
  2. Jika sudah registrasi, masuk ke laman utama dan klik My Profile. Di sana ada data Personal Meeting ID yang dapat digunakan untuk mengundang member atau partisipan ke video conference.
  3. Copy Meeting ID dan kirim teman yang akan diundang ke video conference yang kamu buat. Cara lainnya, Copy link dan paste di browser.
  4. Member atau partisipan yang diundang ke dalam sebuah meeting di Zoom tidak perlu punya akun lho! Mereka cukup copy-paste Meeting ID atau link untuk bergabung ke dalam conference yang telah dibuat Host.
  5. Jika link tersebut diklik, maka member atau partisipan akan mendapatkan tawaran untuk bergabung ke dalam video conference secara otomatis.
  6. Cukup klik Join a Meeting dan ruangan virtual meeting pun siap digunakan.

Baca Juga: 10 Aplikasi yang Berguna untuk Work From Home

3. Cara Pakai Aplikasi Zoom via Android

Aplikasi Zoom juga dapat dijalankan di ponsel pintar kamu. Yuk, cobain! Berikut ini caranya.

  1. Download aplikasi Zoom di Google Play Store.
  2. Buat akun atau sign up menggunakan email atau Facebook.
  3. Kalau sudah, masuk ke setting atau pengaturan, lalu temukan Personal Meeting ID yang bisa digunakan untuk mengundang partisipan ke video conference.
  4. Kamu tinggal copy Meeting ID dan kirim ke teman kerja atau klien yang akan diundang ke video conference. Bisa juga pakai link, untuk kemudian di-copy-paste di browser.
  5. Sama seperti di PC, jika kamu diundang ke dalam sebuah meeting di Zoom, tidak perlu bikin akun dulu. Cukup masukkan Meeting ID atau copy paste link untuk gabung ke dalam conference yang telah dibuat oleh si Host.
  6. Jika link yang diberikan si Host tersebut diklik, maka partisipan akan menerima tawaran untuk gabung ke dalam video conference secara otomatis.
  7. Partisipan yang punya Meeting ID dari si Host juga bisa copy paste untuk bergabung ke conference, kemudian klik Join a Meeting, dan ruangan virtual meeting pun bisa segera digunakan.

4. Cara Menggunakan Fitur-fitur Aplikasi Zoom

Aplikasi Zoom punya banyak fitur yang dapat dimanfaatkan untuk membuat meeting online kepada karyawan atau klien. Dengan Zoom, kamu bisa mengatur jadwal meeting, bahkan menjadwalkannya secara teratur. Tak hanya itu, dengan aplikasi Zoom, kamu juga bisa merekam video meeting online dan menyimpannya agar proses jalannya meeting dapat terdokumentasi. Berikut ini adalah beberapa cara memanfaatkan fitur yang ada di aplikasi Zoom.

1. Schedule a Meeting

Lewat aplikasi Zoom, kamu akan semakin mudah mengatur jadwal meeting. Kamu tinggal atur jadwal yang sesuai dengan para peserta lainnya. Lakukan cara berikut untuk atur jadwal meeting dengan menggunakan Zoom.

  • Buka aplikasi Zoom dan sign in.
  • Klik pada icon kalender.
  • Lalu pilih pengaturan meeting.
  • Isi semua pengaturan meeting, mulai dari topik pembicaraan, tanggal, atur video-audio, pengaturan menjadi host, serta kalender yang akan digunakan untuk kirim reminder.
  • Setelah semuanya diatur, lalu klik “Schedule”. Done, meeting sudah terjadwal!

2. Re-schedule a Meeting

Tak hanya bikin meeting, aplikasi Zoom juga bisa bantu kamu atur jadwal rapat secara periodik entah mingguan atau bulanan lho. Caranya gampang kok. Cukup pastikan kamu sudah men-centang kolom "Recurring Meeting”. Nantinya, tabel di atas akan muncul ketika mengklik Profile, lalu masuk ke pilihan “Meeting Settings”. Nah, ada dua keuntungan yang diberikan Zoom dari pengaturan ini. Pertama, kamu bisa mengumpulkan semua panggilan dalam satu wadah, lalu dapat diatur setiap kali ingin melakukan meeting online. Kedua, kamu juga dapat mengatur panggilan ulang dengan satu URL yang sama. Jadi, untuk mengundang orang lain atau peserta, nggak perlu repot-repot bikin URL baru deh!

Baca Juga: 7 Film Indonesia yang Tunda Rilis Karena Wabah COVID-19

3. Join a Meeting

Fitur ini bikin siapa saja dapat bergabung bersama rekan lain yang sudah diundang dalam meeting, cukup dengan copy paste Meeting ID atau personal link dari Host.

4. Host a Meeting

Yap, Zoom memungkinkan kamu mengizinkan salah satu orang dari peserta meeting secara bergantian untuk menjadi Host atau pimpinan/pemandu meeting. Jika kamu menjadi Host, kamu bisa mengatur meeting ini dengan tiga model, yaitu With Video Off (tanpa video), With Video On (dengan menggunakan video), dan Screen Share Only (hanya menampilkan tampilan layar pada laptop atau smartphone untuk presentasi). Oya, jika kamu menjadi salah satu Host dan butuh presentasi, maka pada layar akan muncul Share Screen. Jadi, dengan begitu orang-orang yang join meeting dapat melihat tampilan layar pada laptop atau ponselmu.

5. Menjalankan Meeting Dengan/Tanpa video dan/atau Tanpa Suara

Sumber: www.timonadiyoso.com

Zoom juga memungkinkan kamu untuk bisa melakukan rapat tanpa ada video, melainkan hanya suara saja, atau bahkan mematikan suara dari mikrofon kamu. Saat sedang meeting, kamu bisa meng-klik pada icon video atau mikrofon. Bisa juga dengan pilih opsi Start with No Video di beranda Zoom.

6. Record a Meeting

Sumber: ensinesia.com

Untuk melakukan ini, pastikan kamu sudah bergabung dan jadi partisipan dalam sebuah meeting di Zoom. Setelah itu, kamu cukup klik pada icon Record. Selama merekam, kamu juga bisa menjedanya lho. Nanti setelah sesi meeting berakhir, biasanya peserta baru dapat menyimpannya di penyimpanan lokal komputer. Oya, izin untuk merekam atau membagikan rekaman untuk dilihat semua peserta ini juga dapat diatur oleh si Host.

Baca Juga: 10 Situs Resmi untuk Pantau Penyebaran Virus Corona

Begitulah tadi cara pakai aplikasi Zoom untuk keperluan meeting saat work from home. Mudah sekali bukan? Selama #dirumahaja dan menerapkan physical distancing, tetap rajin cuci tangan dan jaga kesehatan atau jaga imun tubuh. Lakukan hal yang menyenangkan dan bermanfaat seperti baca novel gratis. Cabaca memberimu #HappyHournyaCabaca atau Jam Baca Nasional sebanyak dua kali sehari hingga 31 Maret 2020 dan diperpanjang hingga 30 April 2020. Yuk, pakai aplikasi Cabaca dan unduh di Play Store sekarang! [Asya]